PENTINGNYA ADMINISTRASI DALAM DUNIA USAHA

Pada umumnya banyak masalah di dalam usaha kita karena tidak beresnya administrasi usaha, yang mana dapat mengganggu kelancaran kegiatan di dalam Perusahaan. Maka dari itu, masalah administrasi usaha tidak dapat diabaikan begitu saja dalam rangka pengembangan perusahaan. Masalah administrasi itu, pelaksanaannya tergantung pada keadaan perusahaan yang bersangkutan.

Pada prinsipnya semua hal kegiatan dan kejadian yang penting dalam pengelolaan usaha harus ada administrasinya.

Di dalam praktiknya, banyak wirausaha yang mengurus perusahaan kecil tidak membiasakan diri membuat catatan-catatan tentang kegiatan yang terjadi di dalam perusahaannya.

Misalnya: Data transaksi dagang, keuangan, harta, persediaan barang dan lain sebagainya. Seperti kita ketahui di dalam prinsip pengelolaan usaha secara modern, masalah administrasi itu sangat diperlukan. Jika demikian Administrasi itu sebenarnya apa????

Dalam mata kuliah saya “Pengantar Ilmu Administrasi” dengan dosen pengampu Bpk Djihad Hisyam, M. Pd. (Dosen Pend. Adm. Perkantoran, FISE-UNY), beliau menyampaikan dan menjelaskan pengertian Administrasi secara kompleks yang dipelajari dari beberapa para ahli administrasi.

Secara harfiah, Administrasi berasal dari Bahasa Belanda yaitu ad dan ministratie yang artinya melakukan kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan sebagainya. Sedangkan pengertian administrasi secara lebih luas berasal dari Bahasa Inggris yaitu administration yang pegertiannya dinyatakan oleh para ahli administrasi, salah satunya menurut Leonard D. White, administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara, swasta, sipil atau militer, serta berbagai bentuk perkumpulan.

Secara umum dapat dikatakan bahwa administrasi itu dapat dilaksanakan jika banyak orang yang berkepentingan terhadap administrasi itu sendiri.

Hal ini disebabkan oleh perlunya seseorang untuk mengatur suatu organisasi dalam melaksanakan administrasi usaha sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan. Suatu administrasi usaha akan berhasil baik jika semua orang yang melakukan kerjasama di dalamnya dan masing-masing mempunyai tugas, wewenang, tanggungjawab, dan cara-cara kerja yang sesuai dengan tugasnya masing-masing.

Untuk menggerakkan proses kegiatan usahany, terlebih dahulu wirausaha harus memahami system administrasi dan organisasinya. Dengan memahami system administrasi dan organisasi badan usaha, maka wirausaha dapat mengembangkan usahanya.

Seperti kita ketahui bahwa di dalam pengelolaan usaha secara modern, prinsip administrasi sangat diperlukan dan penting sekali dalam rangka pengembangan perusahaan. Pencatatan semua kegiatan perusahaan sangat diperlukan bagi kelancaran pengelolaan usaha dan masalah ini merupakan tugas administrasi. Tugas para pelaksana administrasi di dalam perusahaan yaitu melaksanakan pencatatan data-data transaksi usaha, keuangan usaha, produksi, tenaga kerja, bahan baku, pemasaran, promosi, distribusi dan lain sebagainya.

Pada umumnya orang beranggapan bahwa administrasi itu pekerjaan catat-mencatat dan surat-menyurat saja. Anggapan yang demikian tidaklah benar, karena setiap kerja sama baik pada organisasi perusahaan maupun kelompok usaha tertentu tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Menurut pengamatan saya, tidak jarang terjadi bahwa janji dagang atau bisnis terlupakan karena tidak ada pengurusan administrasinya. Di sini, wirausaha sebagai pengelola usaha atau bisnis hanya dapat mengandalkan daya ingatannya saja dengan sedikit catatan untuk menunjang kebijaksanaan yang diambilnya.

Dengan demikian tanpa adanya administrasi yang baik, semua pekerjaan di dalam perusahaan tidak akan berjalan lancar. Coba saja kita perhatikan, bagaimana bila perjanjian kerja sama antara perusahaan dengan perusahaan lain tanpa disertai dengan proses administrasi. Bagaimana bila suatu saat perjanjian dilanggar, sedangkan bukti tertulisnya tidak ada karena tidak diadministrasikan.

Adapun yang menjadi prinsip di dalam administrasi usaha itu timbul karena 3 (tiga) factor yaitu:

v Adanya sekelompok manusia yang terikat di dalam dunia usaha;

v Adanya tujuan yang diharapkan di dalam dunia usaha;

v Adanya kerjasama usaha dengan semua pihak.

Pada prinsipnya administrasi usaha di dalam semua hal transaksi dagang atau bisnis harus dikerjakan dengan sebaik-baiknya. Adapun bentuk dan model administrasi bermacam-macam, akan tetapi yang perlu diperhatikan ialah administrasi tersebut hanya dibuat secara rapi, sistematis, tertib dan sederhana sehingga wirausaha dapat memeriksa dan mengendalikannya. Mengelola dan melengkapi serta memelihara buku-buku administrasi perusahaan sangat penting dalam rangka pengembangan usaha. Maka dari itu, pembinaan terhadap penyelenggaraan buku-buku administrasi perusahaan supaya lebih ditingkatkan dan dikerjakan secara continue.

Mengapa administrasi usaha itu harus dikerjakan dan diatur sedemikian rupa??? Administrasi itu memang harus dibuat dan diatur sebaik-baiknya dengan tujuan yang sudah ditentukan yaitu:

Ø Membantu wirausaha dalam rangka pengembangan usaha;

Ø Memberikan kepuasaan kepada para pembeli atau pelanggan atau konsumen;

Ø Memberikan pekerjaan kepada tata usaha di dalam perusahaan secara teratur;

Ø Memberikan pelayanan yang baik kepada para pembeli atau pelanggan atau konsumen.

Sedangkan pengaturan dan pelaksanaan administrasi usaha diantaranya:

Ø Pengaturan catatan dan dokumen transaksi usaha.

Ø Pengaturan catatan dan dokumen pemasaran dan penjualan produk.

Ø Pengaturan catatan dan dokumen para konsumen atau pelanggan atau pembeli.

Ø Pengaturan catatan dan dokumen inventaris barang dagangan dan sebagainya.

Ø Pengaturan catatan dan dokumen personalia perusahaan.

Ø Pengaturan catatan dan pengarsipan dokumn-dokumen perusahaan.

Dari penjelasan tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa maksud dan tujuan administrasi usaha yaitu:

Ø Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat memonitor kegiatan dan pengendalian usaha;

Ø Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengamankan jalannya pelaksanaan kegiatan usaha;

Ø Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan usaha;

Ø Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat menyusun program pengembangan kegiatan usaha;

Ø Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat menunjukkan adanya bukti-bukti kegiatan usaha;

Ø Agar wirausaha sebagai pemilik perusahaan dapat mengambil keputusan dalam pengembangan dan pengendalian usaha.

Pada masa kini, administrasi telah menduduki posisi penting dalam organisasi perusahaan dan berperan mendukung tujuan usaha.

Bentuk dan model administrasi pencatatannya bermacam-macam dan yang perlu diperhatikan ialah catatan tersebut harus rapi, sistematis, tertib dan mudah dikendalikan. Untuk mengetahui hal-hal yang perlu dicatat, terlebih dahulu harus ditelusuri semua kegiatan perusahaan, kemudian dikelompok-kelompokkan menurut jenis kegiatannya. Biasanya yang banyak digunakan wirausaha di dalam mengelola administrasi usahanya ialah bentuk daftar dan kolom-kolom dalam system kartu.